Audituri interne – servicii de audit intern

Audituri interne

Este binecunoscut faptul că ISO 9001 cere în secţiunea 9.2.2 efectuarea de audituri interne, pentru a arăta faptul că sistemul de management al calităţii este conform cu propriile cerinţe, dar şi cu cerinţele standardului. Pe de altă parte, un alt obiectiv fundamental al auditurilor interne este de a arăta în ce măsură sistemul existent este implementat şi menţinut eficace.

Toate celelalte standarde de management includ o astfel de cerinţă. La intervale de timp bine stabilite este necesară derularea de audituri interne, în baza unor criterii de audit definite, folosind auditori cu experienţă şi cu cunoştinţe adecvate.

Deşi exprimarea din ISO 9001 este simplă şi relativ scurtă referitor la auditurile interne, implicaţiile sunt multiple şi de mare amploare.

 

Ce se urmăreşte prin auditarea internă

Audit intern

Ţintele auditurilor interne sunt exprimate să zicem în termeni generali şi se referă la:

  • stabilirea conformităţii cu cerinţele, atât cele ale organizaţiei, cât şi cele ale standardului. Atunci când vorbim de cerinţele standardului, luăm în discuţie ceea ce se numeşte audit de sistem. Este un audit prin care se verifică dacă cerinţele din standard sunt abordate aşa cum este cerut;
  • determinarea nivelului de implementare a sistemului de management, în mod eficace. Practic, este cerută verificarea faptului că sistemul existent nu este doar la nivel teoretic. Măsura în care este implementat în viaţa de zi cu zi se stabileşte cel mai uşor prin audituri interne. Aici am putea lua în considerare şi auditurile de proces;
  • stabilirea modului în care sistemul este menţinut, în raport cu obiectivele curente.

Pentru înţelegerea mai corectă a acestor cerinţe este de ajutor ISO/TS 9002. Acesta menţionează faptul că auditurile interne au rolul de a obţine informaţii despre performanţa şi eficacitatea sistemului de management, informaţii relevate imparţial.

Facem o scurtă clarificare a doi termeni folosiţi frecvent în managementul calităţii şi nu numai:

  • eficacitate – măsura sau gradul în care sunt atinse obiectivele stabilite;
  • eficienţă – nivelul de resurse folosite pentru atingerea unor obiective.

În raport cu prima definiţie rezultă faptul că scopul auditurilor interne este de a stabili în ce măsură sistemul de management atinge (îndeplineşte) obiectivele stabilite.

 

Metode de auditare

Acelaşi ISO/TS 9002 dă indicaţii despre metodele de audit:

  • observarea directă a proceselor (înţelegerea realităţilor ţine foarte mult de cunoştinţele tehnice specifice acelor procese);
  • interviuri cu personalul relevant;
  • examinarea de documente (varietarea lor este foarte mare).

Este important ca auditorii să aplice metodele de audit în proporţii adecvate.

Intervievarea personalului trebuie făcută astfel încât să nu se creeze bariere de comunicare între auditor şi auditat.

Întrebările trebuie formulate folosind cuvinte simple, într-o manieră deschisă.

Discuţia cu auditatul trebuie să fie purtată la nivel acestuia, pentru a facilita un dialog constructiv (aici intervin fundamental abilităţile de comunicare ale auditorului).

Atitudinea auditorului trebuie să fie una care să permită dialogul cu auditatul fără a-i induce acestuia „aerul de superioritate” al auditorului. Să nu uităm că ţinta majoră a auditului este de a raporta corect situaţia existentă.

 

Audituri interne – frecvenţa şi amploarea lor

ISO 9001 nu defineşte în termeni neechivoci frecvenţa auditurilor interne; alte standarde de management precizează clar acest lucru, spre exemplu cel puţin o dată pe an.

La stabilirea frecvenţei auditurilor, ISO/TS 9002 dă o mână de ajutor (reţineţi că acesta este totuşi un ghid, respectarea sau nu a lui fiind la latitudinea fiecărei organizaţii). Este logic ca auditurile interne să fie efectuate atunci când este necesar, funcţie de:

  • importanţa şi performanţa proceselor;
  • priorităţi manageriale;
  • schimbările în curs din viaţa organizaţiei (este de subliniat faptul că organizaţiile zilelor noastre au dinamici interne foarte mari, care implică schimbări mai mari sau mai mici aproape tot timpul);
  • rezultatul auditurilor interne anterioare;
  • cerinţele legale şi de reglementare în vigoare (spre exemplu severitatea şi magnitudinea lor – vezi cazul domeniilor reglementate, modificările recente);
  • tendinţa reclamaţiilor clienţilor, severitatea lor, etc.

 

Audituri interne – obiectivitate şi imparţialitate

O cerinţă expresă a oricărui standard de management cu privire la audituri interne este aceea de a asigura obiectivitatea şi imparţialitatea procesului de audit.

Altfel spus, auditarea trebuie făcută astfel încât rezultatele auditurilor interne să nu poată fi puse la îndoială, reflectând realităţile existente.

Obiectivitatea auditului ţine în esenţă de corectitudinea auditorului de a raporta în mod real ceea ce a găsit.

Imparţialitatea ţine de lipsa influenţelor de orice fel asupra auditorului. Vorbim aici de „mici cadouri”, prietenii, constrângeri de altă natură cum ar fi şantajul, care pot duce la „a ţine partea cuiva sau la ceva”.

În organizaţiile mici, atunci când se optează pentru efectuarea de audituri interne de către proprii angajaţi, este foarte greu de dovedit imparţialitatea auditorului. Este acceptat totuşi ca un angajat să efectueze un audit intern pe un proces în care nu este implicat în mod direct. Din punctul nostru de vedere, aceasta nu asigură pe deplin obiectivitatea auditului, date fiind relaţiile de muncă din organizaţia respectivă.

 

Audituri interne – cazul organizaţiilor mici şi mijlocii

Firmele mici sunt puse în faţa unei alegeri dificile: să desemneze auditori interni care să facă audituri interne, asigurând în acelaşi timp obiectivitatea şi imparţialitatea auditurilor.

Angajaţii desemnaţi au job-ul lor important de zi cu zi. O sarcină nouă, cum este cea de auditor intern nu face altceva decât să-i scoată din activităţile cotidiene pentru care îşi iau salariul.

Sarcinile curente zilnice sunt lăsate deoparte pentru o perioadă de timp, aducerea lor la zi implicând eforturi suplimentare şi, nu de puţine ori, frustrări atât la nivelul acelor angajaţi cât şi la nivelul şefilor.

Raportarea obiectivă şi imparţială a auditului poate fi pusă sub semnul întrebării, chiar dacă persoana în cauză nu este implicată direct în procesul sau activitatea auditată, dată fiind foarte posibila cunoaştere din diverse surse a problemelor existente, pe de o parte, iar pe de altă parte şi din cauza relaţiilor interpersonale (toţi ne-am lovit sau am văzut „bisericuţele” din interiorul firmei).

O soluţie extrem de bună pentru această situaţie o reprezintă externalizarea procesului de audit intern, cu beneficii majore directe:

  • obiectivitate mult îmbunătăţită a auditului intern;
  • imparţialitate asigurată;
  • lăsarea angajaţilor să se ocupe de treburile zilnice; acestea nu vor rămâne în urmă;
  • costul final mult redus pentru organizaţie.

Iată ce vă oferim în cadrul serviciului nostru de auditare internă!

Apelând la serviciile noastre puteţi beneficia de toate aceste avantaje.

 

Mai multe informaţii despre auditurile interne…

Pe pagina noastră de Facebook – Quality Management Expert am publicat un articol care include mai multe informaţii despre auditul intern şi legătura lui cu procesul de îmbunătăţire continuă:

Audituri interne – între formalism şi pragmatismEste o cerinţă a oricărui standard de management pentru efectuarea de…

Publicată de Quality Management Expert pe Duminică, 12 ianuarie 2020